Nama : Sefnia Lindasari
NIM/off : 140411605385 /GG
Prodi : S1 Pendidikan Tata Niaga
STUDI KASUS PT XYZ
Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan
PT XYZ, sebuah perseroan terbatas yang beralamat di Jakarta. Bidang usaha yang dijalankan oleh Perusahaan adalah sebagai perusahaan manufaktur komponen kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat serta melakukan perdagangan impor dan ekspor serta melakukan perdagangan besar.
Saat ini Perusahaan mengimplementasikan penerapan Sistem Informasi sebagai berikut:
1. SAP system ( Purchase, Sales, Inentory Management, Finance & Accounting )
2. EXP system,
3. Barcode system,
4. HRIS system,
5. BI (Business intelligence) system,
6. System untuk Factory Operations,
7. CRM (Customer Relationship Management) System.
8. Dan lain-lain
Secara umum penerapan Sistem Informasi utama yang diimplementasikan oleh Perusahaan sudah berjalan dengan baik. Indikasi keberhasilan tersebut adalah kecepatan dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu. Hal lain juga dapat dilihat dari tingkat gangguan yang terjadi yang terkait dengan sistem informasi sangat jarang terjadi sampai mengganggu operasional pekerjaan, sebab pekerjaan operasional tidak seluruhnya menggunakan sistem informasi secara online antara lokasi Pabrik 1 dan Pabrik 2 serta dengan kantor pusat di Jakarta. Artinya jika misalnya terjadi gangguan jaringan, sistem masih dapat dijalankan melalui proses manual yang kemudian nanti diinput pada saat sistem sudah kembali beroperasi. Demikian juga proses yang dilakukan oleh Pabrik 1 terpisah dengan Pabrik 2 artinya jika terjadi permasalahan sistem informasi di satu pabrik tidak akan mengganggu sistem informasi di Pabrik lainnya.
Dalam pembahasan di makalah ini kami akan fokuskan pada pengamatan atas pelaksanaan sistem informasi pada penerapan aplikasi SAP. Sistem ini telah diterapkan di perusahaan sejak tahun 2009 menggantikan sistem yang lama. Pengguna dari sistem ini terutama mulai dari pembelian bahan baku untuk produksi dan pembelian lainnya, pengelolaan persediaan bahan baku, penghitungan barang setengah jadi, pengelolaan transfer antara produksi ke gudang persediaan barang jadi, penyimpanan dan pengelolaan barang jadi, alokasi dan pengiriman barang jadi antara gudang pabrik 1 dan pabrik 2, pengelolaan pengaturan penjualan barang jadi untuk ekspor dan penjualan dalam negeri, kemudian sistem juga digunakan untuk masing-masing bagian dalam pengeluaran belanja kebutuhan operasional kantor, sampai kepada muaranya adalah bagaimana penyusunan laporan keuangan perusahaan.
• Analisis atas alasan keberhasilan Penerapan Sistem Informasi
Faktor-Faktor yang mendukung alasan keberhasilan Penerapan Sistem Informasi adalah sebagai berikut:
1. Dukungan dari manajemen.
Dukungan ini diberikan oleh Direktur Keuangan yang pada awal implementasinya sekaligus bertanggung jawab sebagai Pimpinan proyek penerapan SAP di Perusahaan.
2. Keterlibatan end user.
End User adalah meliputi para operator dan seksi yang terkait juga mendukung proyek ini, karena ini akan mempengaruhi kinerja masing-masing Seksi/Bagian, Departemen, maupun Divisi yang digambakan ke dalam target masing-masing Seksi, Departmen maupun Divisi dalam hal ini keterlibatan adalah seluruh Seksi/Bagian di Perusahaan. Sistem yang ada juga memungkinkan pengawasan yang dilakukan oleh atasan tiap-tiap bagian, seperti di uraikan di bawah nanti, untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan melalui sistem yang belum selesai setiap periode untuk segera diselesaikan oleh pengguna sistem baik operator maupun end user lainnya.
3. Kemudahan dalam pengoperasian.
Dengan didukung pelatihan-pelatihan yang diadakan pada awal penerapan sistem tersebut maka semakin mempermudah dan makin mahir para operator / pengguna sistem dalam pemakaian sistem operasional harian. Hal ini diperkuat lagi dengan tingkat penggantian tenaga yang mengoperasikan sistem tidak sering berganti-ganti dengan ditunjukannya tingkat turn-over pegawai yang sangat rendah. Demikian juga jika terjadi penggantian satu tenaga operator sistem yang terjadi karena perpindahan tempat kerja maka bagian tersebut yang bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan dan serah terima pekerjaan, sedangkan bagian IT hanya akan membantu dari sisi dukungan teknis.
4. Pengawasan secara regular.
Pekerjaan yang masih menggantung (belum selesai) di satu bagian akan dapat dilihat statusnya di oleh pejabat yang memiliki otoritas yang lebih tinggi atau bagian yang memantau pelaksanaan sistem. Atasan masing-masing bagian juga turut mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai di bagiannya untuk segera di selesaikan. Oleh karena itu ini akan memaksa operator sistem di tiap-tiap bagian untuk senantiasa segera menyelesaikan aplikasi yang sudah dibuat. Pengawasan dimaksud juga termasuk pengawasan yang dilakukan oleh Internal Auditor maupun External Auditor. Khusus untuk Internal Auditor saat ini sebelum melakukan audit laporan keuangan tahunan mereka akan mereview penerapan sistem informasi yang ada di Perusahaan untuk memastikan bahwa apakah sistem internal control yang ada di Perusahaan sudah memadai atau belum. Hal ini akan mempengaruhi proses audit yang akan mereka laksanakan.
5. Dukungan dari sisi sistem maintenance.
Dukungan ini diberikan oleh bagian IT yang bertanggung jawab bahwa sistem akan berjalan secara berkesinambungan, karena untuk beberapa bagian tertentu terdapat pekerjaan yang dilakukan secara bergantian / shift mengikuti jam kerja produksi selama 24 Jam. Jika terdapat perbaikan atau pemeliharaan sistem maka informasi tersebut akan disampaikan kepada semua pengguna sistem bahwa pada satu waktu yang ditentukan, sistem tidak dapat digunakan karena sedang/akan dilakukan pemeliharaan / maintenance. Oleh karena itu umumnya pelaksanaan pekerjaan tersebut dilakukan pada saat hari libur perusahaan secara keseluruhan misalnya libur Hari Raya Idul Fitri atau Libur Tahun baru setiap tahunnya.
6. Jumlah pengguna dan lokasi
Mungkin salah satu faktor yang mendukung penerapan sistem informasi di Perusahaan adalah karena jumlah pengguna sistem yang tidak terlalu banyak hanya dibawah 1,000 pengguna dan hanya melibatkan penggunanya di 3 tempat / lokasi saja. Dapat dibayangkan misalnya dengan pengguna yang sama akan tetapi melibatkan misalnya 100 tempat yang berbeda akan menghadapi tingkat kompleksitas dan resiko yang berbeda, dimana tentunya lokasi yang lebih banyak akan semakin kompleks dan memiliki resiko yang lebih besar terjadinya ganguan penggunaan sistem operasional.
• Analisis faktor-faktor yang mempengaruhi alasan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
1. Tidak secara full package diterapkan terutama hanya terkait dengan Accounting, Inventory, Purchasing, Sales. Oleh karena itu perusahaan masih memiliki peluang untuk mengembangkan kebutuhan atas kecepatan dan akurasi data dan informasi di luar area yang sudah dapat dimiliki oleh sistem yang ada misalnya sistem Human Resources, Fixed Asset Management dan lainnya yang terintegrasi dengan sistem yang sekarang sudah ada. Akan tetapi ini kembali kepada kebutuhan perusahaan atas kepuasan penyediaan data dan informasi terhadap area tersebut yang saat ini dijalankan, apalagi kebutuhan dana investasi tentunya tidaklah kecil yang dapat dialokasikan kepada kebutuhan yang lebih mendesak bagi Perusahaan.
2. Untuk perbaikan dilakukan oleh sistem engineer dari perusahaan induk sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang lebih besar, demikian juga penyimpanan server ditempatkan tidak di kantor Perusahaan tetapi di luar negeri di tempat perusahaan induk berada.
Nama : Sefnia Lindasari
NIM/off : 140411605385 /GG
Prodi : S1 Pendidikan Tata Niaga
STUDI KASUS PT XYZ
Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan
PT XYZ, sebuah perseroan terbatas yang beralamat di Jakarta. Bidang usaha yang dijalankan oleh Perusahaan adalah sebagai perusahaan manufaktur komponen kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat serta melakukan perdagangan impor dan ekspor serta melakukan perdagangan besar.
Saat ini Perusahaan mengimplementasikan penerapan Sistem Informasi sebagai berikut:
1. SAP system ( Purchase, Sales, Inentory Management, Finance & Accounting )
2. EXP system,
3. Barcode system,
4. HRIS system,
5. BI (Business intelligence) system,
6. System untuk Factory Operations,
7. CRM (Customer Relationship Management) System.
8. Dan lain-lain
Secara umum penerapan Sistem Informasi utama yang diimplementasikan oleh Perusahaan sudah berjalan dengan baik. Indikasi keberhasilan tersebut adalah kecepatan dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu. Hal lain juga dapat dilihat dari tingkat gangguan yang terjadi yang terkait dengan sistem informasi sangat jarang terjadi sampai mengganggu operasional pekerjaan, sebab pekerjaan operasional tidak seluruhnya menggunakan sistem informasi secara online antara lokasi Pabrik 1 dan Pabrik 2 serta dengan kantor pusat di Jakarta. Artinya jika misalnya terjadi gangguan jaringan, sistem masih dapat dijalankan melalui proses manual yang kemudian nanti diinput pada saat sistem sudah kembali beroperasi. Demikian juga proses yang dilakukan oleh Pabrik 1 terpisah dengan Pabrik 2 artinya jika terjadi permasalahan sistem informasi di satu pabrik tidak akan mengganggu sistem informasi di Pabrik lainnya.
Dalam pembahasan di makalah ini kami akan fokuskan pada pengamatan atas pelaksanaan sistem informasi pada penerapan aplikasi SAP. Sistem ini telah diterapkan di perusahaan sejak tahun 2009 menggantikan sistem yang lama. Pengguna dari sistem ini terutama mulai dari pembelian bahan baku untuk produksi dan pembelian lainnya, pengelolaan persediaan bahan baku, penghitungan barang setengah jadi, pengelolaan transfer antara produksi ke gudang persediaan barang jadi, penyimpanan dan pengelolaan barang jadi, alokasi dan pengiriman barang jadi antara gudang pabrik 1 dan pabrik 2, pengelolaan pengaturan penjualan barang jadi untuk ekspor dan penjualan dalam negeri, kemudian sistem juga digunakan untuk masing-masing bagian dalam pengeluaran belanja kebutuhan operasional kantor, sampai kepada muaranya adalah bagaimana penyusunan laporan keuangan perusahaan.
• Analisis atas alasan keberhasilan Penerapan Sistem Informasi
Faktor-Faktor yang mendukung alasan keberhasilan Penerapan Sistem Informasi adalah sebagai berikut:
1. Dukungan dari manajemen.
Dukungan ini diberikan oleh Direktur Keuangan yang pada awal implementasinya sekaligus bertanggung jawab sebagai Pimpinan proyek penerapan SAP di Perusahaan.
2. Keterlibatan end user.
End User adalah meliputi para operator dan seksi yang terkait juga mendukung proyek ini, karena ini akan mempengaruhi kinerja masing-masing Seksi/Bagian, Departemen, maupun Divisi yang digambakan ke dalam target masing-masing Seksi, Departmen maupun Divisi dalam hal ini keterlibatan adalah seluruh Seksi/Bagian di Perusahaan. Sistem yang ada juga memungkinkan pengawasan yang dilakukan oleh atasan tiap-tiap bagian, seperti di uraikan di bawah nanti, untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan melalui sistem yang belum selesai setiap periode untuk segera diselesaikan oleh pengguna sistem baik operator maupun end user lainnya.
3. Kemudahan dalam pengoperasian.
Dengan didukung pelatihan-pelatihan yang diadakan pada awal penerapan sistem tersebut maka semakin mempermudah dan makin mahir para operator / pengguna sistem dalam pemakaian sistem operasional harian. Hal ini diperkuat lagi dengan tingkat penggantian tenaga yang mengoperasikan sistem tidak sering berganti-ganti dengan ditunjukannya tingkat turn-over pegawai yang sangat rendah. Demikian juga jika terjadi penggantian satu tenaga operator sistem yang terjadi karena perpindahan tempat kerja maka bagian tersebut yang bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan dan serah terima pekerjaan, sedangkan bagian IT hanya akan membantu dari sisi dukungan teknis.
4. Pengawasan secara regular.
Pekerjaan yang masih menggantung (belum selesai) di satu bagian akan dapat dilihat statusnya di oleh pejabat yang memiliki otoritas yang lebih tinggi atau bagian yang memantau pelaksanaan sistem. Atasan masing-masing bagian juga turut mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai di bagiannya untuk segera di selesaikan. Oleh karena itu ini akan memaksa operator sistem di tiap-tiap bagian untuk senantiasa segera menyelesaikan aplikasi yang sudah dibuat. Pengawasan dimaksud juga termasuk pengawasan yang dilakukan oleh Internal Auditor maupun External Auditor. Khusus untuk Internal Auditor saat ini sebelum melakukan audit laporan keuangan tahunan mereka akan mereview penerapan sistem informasi yang ada di Perusahaan untuk memastikan bahwa apakah sistem internal control yang ada di Perusahaan sudah memadai atau belum. Hal ini akan mempengaruhi proses audit yang akan mereka laksanakan.
5. Dukungan dari sisi sistem maintenance.
Dukungan ini diberikan oleh bagian IT yang bertanggung jawab bahwa sistem akan berjalan secara berkesinambungan, karena untuk beberapa bagian tertentu terdapat pekerjaan yang dilakukan secara bergantian / shift mengikuti jam kerja produksi selama 24 Jam. Jika terdapat perbaikan atau pemeliharaan sistem maka informasi tersebut akan disampaikan kepada semua pengguna sistem bahwa pada satu waktu yang ditentukan, sistem tidak dapat digunakan karena sedang/akan dilakukan pemeliharaan / maintenance. Oleh karena itu umumnya pelaksanaan pekerjaan tersebut dilakukan pada saat hari libur perusahaan secara keseluruhan misalnya libur Hari Raya Idul Fitri atau Libur Tahun baru setiap tahunnya.
6. Jumlah pengguna dan lokasi
Mungkin salah satu faktor yang mendukung penerapan sistem informasi di Perusahaan adalah karena jumlah pengguna sistem yang tidak terlalu banyak hanya dibawah 1,000 pengguna dan hanya melibatkan penggunanya di 3 tempat / lokasi saja. Dapat dibayangkan misalnya dengan pengguna yang sama akan tetapi melibatkan misalnya 100 tempat yang berbeda akan menghadapi tingkat kompleksitas dan resiko yang berbeda, dimana tentunya lokasi yang lebih banyak akan semakin kompleks dan memiliki resiko yang lebih besar terjadinya ganguan penggunaan sistem operasional.
• Analisis faktor-faktor yang mempengaruhi alasan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
1. Tidak secara full package diterapkan terutama hanya terkait dengan Accounting, Inventory, Purchasing, Sales. Oleh karena itu perusahaan masih memiliki peluang untuk mengembangkan kebutuhan atas kecepatan dan akurasi data dan informasi di luar area yang sudah dapat dimiliki oleh sistem yang ada misalnya sistem Human Resources, Fixed Asset Management dan lainnya yang terintegrasi dengan sistem yang sekarang sudah ada. Akan tetapi ini kembali kepada kebutuhan perusahaan atas kepuasan penyediaan data dan informasi terhadap area tersebut yang saat ini dijalankan, apalagi kebutuhan dana investasi tentunya tidaklah kecil yang dapat dialokasikan kepada kebutuhan yang lebih mendesak bagi Perusahaan.
2. Untuk perbaikan dilakukan oleh sistem engineer dari perusahaan induk sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang lebih besar, demikian juga penyimpanan server ditempatkan tidak di kantor Perusahaan tetapi di luar negeri di tempat perusahaan induk berada.
Manajemen Keamanan dan Studi Kasusnya 